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Bien que les supports digitaux aient la cote, les évènements physiques restent incontournables pour développer son portefeuille client. Qu’il s’agisse d’un salon professionnel, d’une foire, d’une exposition ou d’une conférence, ils permettent en effet de rencontrer des prospects qui ont un réel intérêt pour votre entreprise et vos produits.

Votre chance d’acquérir de nouveaux clients grâce à ces évènements dépend toutefois de la visibilité de votre stand et de votre stratégie de communication. Pour que votre participation soit un succès, quelques bonnes pratiques sont donc à adopter !

1.Soyez organisé.

Pour tout évènement professionnel, vous aurez besoin d’un stand à votre image, de flyers ou de cartes de visite à distribuer aux visiteurs. Bien évidemment, tout ceci nécessite une préparation en amont. Commencez donc par définir votre stratégie de communication : quelle image et quel message allez-vous faire passer à travers vos supports visuels ? Faites ensuite appel à des professionnels qui peuvent vous les fournir. Des entreprises comme Expo 4 proposent d’ailleurs des stands sur mesure, conçus à l’effigie de votre marque. Ses offres sont visibles sur le site www.expo4.fr.

Cette organisation préalable vous permet de mettre au point tous les éléments dont vous aurez besoin pour que votre participation se déroule dans les meilleures conditions. En ce sens, elle consiste également à préparer vos collaborateurs. Une formation ou une réunion sera même nécessaire afin de définir et de mettre au clair les objectifs à atteindre et les moyens pour y parvenir. Pensez par ailleurs à la façon dont vous allez mettre en avant vos produits ou vos prestations. Par des flyers, avec une vidéo ou via une démo. Dans tous les cas, vous aurez besoin de préparer le support en amont. Une bonne mise en avant requiert le bon support pour faire passer le bon message. Elle maximise vos chances d’attirer des clients. Il faut donc qu’elle soit attrayante et adaptée au public cible.

2.Réservez un emplacement stratégique pour votre stand.

Hormis l’installation d’un stand et d’une signalétique au design attractif, le succès de votre exposition repose également sur le choix de l’emplacement. Dans tout évènement professionnel, quel que soit l’endroit où il est organisé, il existe toujours des emplacements plus stratégiques que d’autres. Ce peut être les premières allées sur l’entrée et la sortie ou l’intersection des grandes allées. Il faut donc privilégier les “zones chaudes”, les endroits où les visiteurs vont passer.

Pour être sûr d’avoir l’emplacement qui vous convient, ne tardez pas à vous renseigner auprès de l’organisateur, à demander un plan, à décider et à réserver. Dans certains cas, l’emplacement est sectorisé. Vous devez ainsi vous intégrer dans le secteur lié à votre activité afin de bénéficier d’un trafic qualifié. Vous avez par ailleurs la possibilité de monter 2 ou 3 stands à des endroits différents. Cette technique vous aide à optimiser votre visibilité.

3.Faites savoir que vous serez présent à l’exposition.

La plupart des entreprises comptent sur la visibilité de leur stand pour attirer des clients. Ce qui n’est pas moins efficace. Mais inviter les potentiels clients à y assister vous rapporte encore plus de visibilité. Préparez ainsi une invitation percutante qui suscitera leur intérêt pour l’évènement, et surtout pour votre stand. Vous pouvez par exemple préciser le lancement d’un nouveau produit ou les remises pour tout achat lors de l’exposition.

Les invitations sont à envoyer par courrier ou par email. En attendant le jour J, vous pouvez également promouvoir l’évènement dans votre newsletter, sur votre site Internet ou sur les réseaux sociaux. Prenez soin d’y partager des contenus qui donnent davantage d’informations sur celui-ci. Ils vous aideront à augmenter l’intérêt des visiteurs à y assister.

4.Sponsorisez l’évènement.

En tant que sponsor d’un évènement professionnel, votre entreprise bénéficie d’un certain nombre d’avantages, ne serait-ce qu’en termes de visibilité. L’image de votre entreprise sera en effet associée à celle de l’évènement. Ainsi, les communications portées à l’attention de ce dernier la concernent automatiquement. Ce qui vous fera gagner une certaine notoriété auprès des clients.

En outre, cette sponsorisation est l’occasion de rencontrer d’autres professionnels qui co-organisent également l’évènement. Vous aurez accès aux échanges et aux conférences organisés dans le cadre de cette exposition. Selon les propositions de l’organisateur, vous pouvez opter pour un sponsoring fixe ou faire des dons. Cependant, la visibilité et les avantages acquis pour chacun d’eux peuvent être différents. Renseignez-vous auprès de l’organisateur pour choisir celui qui vous correspond.

5.Prévoyez des animations pour l’évènement.

Les visiteurs sont enclins à s’intéresser aux stands plus animés. Pensez donc à proposer une vidéo de démonstration, un accueil convivial par vos commerciaux ou une rencontre avec des professionnels reconnus dans votre domaine. Ils vont vous aider à capter l’attention des visiteurs, qui n’auraient peut-être pas pris le temps de consulter vos offres sans cette animation. D’autant que la plupart d’entre eux s’attendent à des offres exceptionnelles lors de ces évènements professionnels.

Organiser un jeu-concours constitue également un moyen efficace pour attirer les visiteurs. Il vous suffit de distribuer les bulletins de participation à l’entrée et ces derniers iront naturellement vers votre stand. En plus de vous faire gagner en visibilité, le jeu-concours vous permet de collecter des informations sur les potentiels clients.

6.Faites un bilan pendant et après l’exposition.

Si l’évènement dure plusieurs jours, organisez une réunion avec votre équipe à la fin de chaque journée pour faire le point. Cette réunion vous servira à identifier les retombées, positives ou négatives, de votre participation. Vous avez ainsi la possibilité de réorganiser votre équipe ou votre stratégie de communication si nécessaire. L’objectif étant d’optimiser vos actions pour qu’à la fin de l’exposition, vous ayez des résultats concrets.

Un bilan en fin d’exposition sera également utile. Il s’agit en effet d’analyser ses retours. Vous pouvez ensuite organiser les relances pour les prospects qui ont pris contact avec vous. Il faut en effet tirer profit du capital prospects que vous avez acquis en vue de rentabiliser votre participation.

En somme, le succès de votre participation repose sur une bonne organisation et une communication efficace, avant et après l’exposition. Vous devez en premier lieu préparer les ressources qui vous seront utiles, des cartes de visite aux commerciaux qui prendront en charge les visiteurs. La communication est également capitale pour attirer le maximum de prospects à cet évènement. Ce faisant, il ne vous reste plus qu’à animer vos stands pour faire venir le nombre de visiteurs attendus.

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