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Les documents administratifs font partie intégrante de la vie d’une société. L’introduction du digital implique à ce que ces archivages matériels soient pourtant réduits. Si des résistances se posent par rapport à ce projet, il est important de souligner les avantages liés au fait de dématérialiser les documents, dont l’efficacité dans la productivité, la réduction des stocks et des charges diverses, sans oublier l’impact direct que cela a avec la relation client.

Une entreprise prête à faire face aux urgences

La numérisation encourage les dirigeants d’entreprises à adopter le « paperless ». Cela commence par l’archivage en ligne, ce que l’on désigne généralement par « cloud ». Grâce à ce système de stockage novateur, vous pourrez avoir accès à vos documents, n’importe où et n’importe quand. Cette alternative est capitale, notamment, dans la mesure où l’on sait qu’au sein d’une entreprise, les urgences ne se font pas rares. Dans le pire des cas, lors d’un incendie ou d’un séisme, vous n’aurez qu’à évacuer les personnes physiques. Traçabilité et sécurité des données seront assurées.

Un gain de temps considérable

A sa création, une entreprise est supposée durer dans le temps. A ce propos, savez-vous que, chaque année, la recherche de fiches clients, relevés bancaires ou bulletin de salaire fait dépenser plus de 10 000 heures à vos salariés ? La digitalisation de la société se pose donc telle la solution à ce problème. Eh oui, il s’agit bien d’un problème puisque le temps, c’est de l’argent. La dématérialisation de documents abrège les démarches de simplification de nos recherches.

Des coûts optimisés

Moins de papiers signifient moins de personnel archiviste et intermédiaire, moins de pièces à louer ou encore moins de déplacement pour une entreprise. Vraisemblablement, l’adoption de fichiers électroniques réduit considérablement les coûts, tout en favorisation l’économie numérique. Ces derniers sont alors alloués à différents services, jugés plus importants comme l’investissement dans de nouveaux matériaux pour une production plus efficace ou encore mettre en place des œuvres sociales afin de réduire les obligations fiscales.

Une modification dans le mode de travail

Bien que des résistances au changement s’opèrent dans les coulisses, la fonction GRH est celle qui profite le plus de cette révolution. Depuis son intégration sociale, la substitution de la paperasse classique en métadonnées offre une certaine flexibilité de travail. Non seulement les employés peuvent s’adonner à du travail à domicile, mais ils peuvent également consulter le même document alors qu’avant, c’était une personne à la fois. Par ailleurs, le cadre de travail sera moins encombrant, donc plus propice à la concentration et à la productivité.

Une relation client entretenue

Aujourd’hui, les articles mis en vente sont directement postés sur le site de l’entreprise, caractéristiques techniques et descriptions incluses. Cette gestion électronique implique un changement considérable dans le métier de commercial. Son travail consiste désormais à se rapprocher de la clientèle, conseiller le prospect quitte à l’accompagner dans ses projets personnels. Aussi, ce client a son mot à dire vu qu’un espace lui est spécialement décerné. La signature numérique, les réponses aux réclamations se font plus rapidement depuis la dématérialisation de documents.

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